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Manual de políticas

MANUAL INTERNO DE POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS DE TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN

POLITICAS DE TRATAMIENTO DE LA INFORMACION

TECNOURBANA S.A. NIT.800.192.571-9, con domicilio en Bogotá D.C., oficina en la calle 97 Bis No. 19 – 20 piso 4º de esta ciudad, correo electrónico servicioalcliente@tecnourbana.com.co,  teléfono de contacto 6022222, adopta las presentes Políticas de Tratamiento de la Información, en cumplimiento de lo establecido en el Decreto 1074 de 2015 y Decreto 1377 de 2013, que reglamentaron parcialmente la Ley 1581 de 2012, cuyo objeto es “Desarrollar el derecho constitucional que tienen todas las personas a conocer, actualizar, rectificar y suprimir la información que se haya recogido sobre ellas en bases de datos o archivos, y permitir los demás derechos, libertades y garantías constitucionales a que se refiere el articulo 15 de la Constitución Política, así como el derecho a la información consagrado en el articulo 20 de la misma”.

OBJETIVO:

Regular los lineamientos y procedimientos de recolección, manejo y tratamiento de los datos personales contenidos en bases de datos o archivos de esta compañía, como lo señalan las normas referidas en el párrafo anterior, en desarrollo del derecho constitucional que tienen todas las personas de conocer, actualizar y rectificar la información que se hayan recogido sobre ellas, y los demás derechos, libertades y garantías que señalan los artículos 15 y 20 de la Constitución Política.

FUNDAMENTOS NORMATIVOS:

Constitución política de Colombia

Ley 1266 de 2009

Ley 1581 de 2012

Decreto 1377 de 2013

Decreto 1074 de 2015

Demás normas que las reglamenten y/o modifiquen

ALCANCE:

Las presentes políticas y procedimientos se aplicarán en el tratamiento de los datos personales obtenidos de nuestros clientes, contratistas, proveedores, accionistas, empleados y demás terceros con los que ha tenido o se tiene algún vínculo contractual, comercial o laboral en desarrollo del objeto social, que se han recogido o recopilan en bases de datos o archivos de la compañía.

DEFINICIONES:

Para la correcta aplicación e interpretación de las presentes Políticas, se dará alcance a las definiciones contenidas en el artículo 3 de la Ley 1581 de 2012, en el artículo 3 del decreto 1377 de 2013 y artículo 2.2.2.25.1.3 del Decreto 1074 de 2015, así:

  1. Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales;
  2. Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el Responsable, dirigida al Titular para el Tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de Tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del Tratamiento que se pretende dar a los datos personales.
  3. Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento;
  4. Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables;
  5. Dato público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.
  6. Datos sensibles: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos.
  7. Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento;
  8. Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos;
  9. Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento;
  10. Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
  11. Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el Responsable y/o Encargado del Tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.
  12. Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del Responsable.

PRINCIPIOS:

En el tratamiento de la información desarrollado en esta compañía, se integrarán los siguientes principios rectores, referidos en la ley 1581 de 2012:

a) Principio de legalidad en materia de Tratamiento de datos: El Tratamiento a que se refiere la presente ley es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en ella y en las demás disposiciones que la desarrollen;

b) Principio de finalidad: El Tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual debe ser informada al Titular;

c) Principio de libertad: El Tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento;

d) Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error;

e) Principio de transparencia: En el Tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener del Responsable del Tratamiento o del Encargado del Tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan;

f) Principio de acceso y circulación restringida: El Tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la presente ley y la Constitución. En este sentido, el Tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas en la presente ley;

Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados conforme a la presente ley;

g) Principio de seguridad: La información sujeta a Tratamiento por el Responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento a que se refiere la presente ley, se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento;

h) Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el Tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la presente ley y en los términos de la misma.

TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES Y FINALIDAD DEL MISMO:

TECNOURBANA S.A. en ejercicio de su actividad económica y comercial, en cumplimiento de su objeto social, efectúa el tratamiento de los datos personales de sus clientes, contratistas, proveedores, accionistas, empleados, ex empleados, trabajadores de contratistas y demás terceros con los que ha tenido o tiene algún vínculo comercial, contractual o laboral,  recolecta en bases de datos y en archivos físicos, información como: información general, de identificación, de ubicación, de contenido socioeconómico, información laboral, formación académica; El tratamiento a que somete dichos datos consistente de manera general en la recolección, uso, almacenamiento, análisis, actualización, transferencia, transmisión y/o supresión de la información, y para las siguientes

FINALIDADES:

Información de Clientes:

  • Efectuar la promoción, comercialización y venta de proyectos inmobiliarios, en desarrollo del objeto social.
  • Diligenciar formatos, documentos y contratos requeridos para legalizar la negociación;
  • Ejecutar el contrato suscrito y cumplir las obligaciones emanadas del mismo.
  • Remitir todo tipo de información sobre nuestros productos y servicios;
  • Recibir y responder las comunicaciones en atención al cliente;
  • Registrar la información recibida en bases de la compañía;
  • Colaborar en los trámites ante entidades financieras, para la obtención de créditos hipotecarios, de los clientes que requieran su gestión;
  • Evaluar y llevar estadísticas de la calidad de nuestros productos y servicios;
  • Realizar estudios internos sobre nuestros productos y servicios;
  • Atender requerimientos de clientes o de entidades de vigilancia y control, relacionadas con los productos y servicios, objeto de la relación comercial o contractual;
  • Efectuar o recibir pagos por obligaciones contractuales;
  • Cualquiera otra finalidad que resulte necesaria y oportuna para el cabal cumplimiento del contrato o vinculo establecido con esta compañía.

Información de Contratistas, Proveedores y demás terceros con los que se ha tenido o tiene algún vínculo contractual o comercial, según sea el caso: 

 

  • Identificar, ubicar y conocer a cada uno de los proveedores, contratistas o terceros, que presentan sus portafolios, propuestas de productos y servicios ante la compañía;
  • Registrar la información recibida en bases de la compañía;
  • Realizar comunicación y contacto con éstos, durante todas las etapas previas, durante y posteriores a las negociaciones;
  • Ejecutar el contrato suscrito y cumplir las obligaciones emanadas del mismo;
  • Realizar los pagos a que haya lugar;
  • Verificar, evaluar, calificar, comparar, revisar la información, dentro de los procesos de selección de los productos y servicios que ofrecen;
  • Cumplimiento de los fines administrativos y operativos de la empresa, relacionados con los productos y servicios que ofrecen;
  • Para efectos de registros y gestiones contables, tributarias, fiscales a que haya lugar, por las operaciones que se realicen con éstos;
  • Evaluar la calidad y garantías de los productos y servicios que ofrecen;
  • Realizar estudios internos sobre los productos y servicios contratados.
  • Hacer efectivas las garantías y acciones necesarias antes, durante y al término de la relación contractual;
  • Efectuar o recibir pagos por obligaciones contractuales;
  • Cualquiera otra finalidad que resulte necesaria y oportuna para el cabal cumplimiento del contrato o vinculo establecido con esta compañía.

Información de Empleados, Ex Empleados, Candidatos a Vacantes y Trabajadores de Contratistas, según sea el caso:

  • Desarrollar procesos de selección, evaluación y vinculación laboral;
  • Ejecutar el contrato suscrito y cumplir las obligaciones emanadas del mismo;
  • Control de ingreso al sitio de trabajo;
  • Atender comunicaciones antes, durante y al termino de la relación laboral;
  • Registrar la información recibida en bases de la compañía;
  • Afiliación a EPS, Fondos de Pensiones, ARL, Cajas de Compensación Familiar, y en general las requeridas por la legislación laboral;
  • Suministrar información a entidades financieras para apertura de cuentas de nómina;
  • Evaluar competencias y desempeño;
  • Historia médica ocupacional del trabajador;
  • Conocer, evaluar y verificar formación académica y capacitaciones
  • Realizar procesos de auditoria interna/externa;
  • Atender requerimientos de entidades de vigilancia y control, relacionadas con el contrato laboral o vinculo existente;
  • Efectuar pagos por obligaciones contractuales;
  • Cumplimiento de SG-SST (Sistema de Gestión, Seguridad y Salud en el Trabajo);
  • Cualquiera otra finalidad que resulte necesaria y oportuna para el cabal cumplimiento del contrato o vinculo establecido con esta compañía.

Los datos relativos a la salud y datos biométricos entre otros, se consideran datos sensibles y por lo tanto el titular del mismo no está obligado a autorizar su tratamiento, y es facultativo para quien lo suministra, responder a las preguntas que en algún caso se efectuaran sobre este tipo de datos.

Respecto de las imágenes que pudieran ser obtenidas al ingreso y dentro de las obras y oficinas de Tecnourbana, por medio de  videograbaciones con cámaras de seguridad, éstas se utilizan para fines de seguridad de las personas, bienes e instalaciones de Tecnourbana S.A., y de ser el caso, podrán ser utilizados como prueba ante cualquier tipo de proceso.

Los mecanismos a través de los cuales se hace uso de estos datos personales son seguros y confidenciales, por contar con los medios administrativos, físicos, humanos, operativos y tecnológicos, idóneos para asegurar que sean almacenados de manera tal que se impida su adulteración, perdida, consulta, uso o acceso no autorizado o indeseado por parte de terceras personas, y en ese mismo orden se asegura la confidencialidad de los mismos.

La información que esta compañía recolecta, almacena, usa y trata en desarrollo de su objeto social, permanecerá en bases de datos y archivos, durante el tiempo razonable y necesario, de acuerdo con las finalidades que justifican su tratamiento; para responder  disposiciones o requerimientos de entidades de vigilancia y control; de conformidad con aspectos administrativos, contables, fiscales, jurídicos e históricos de la información; para garantías de ley y en general para atender obligaciones legales y contractuales.

AUTORIZACION DEL TITULAR:

TECNOURBANA S.A. ha implementado procedimientos para solicitar, a mas tardar en el momento de la recolección de los datos, la autorización del Titular para el tratamiento de los mismos e informarle los datos personales que serán recolectados y todas las finalidades específicas del tratamiento para las cuales se obtiene el consentimiento.

DERECHOS DE LOS TITULARES DE DATOS PERSONALES:

De acuerdo con el artículo 8° de la ley 1581 de 2012, Decreto No.1377 de 2013, Decreto No. 1074 de 2015, el Titular de los datos personales tiene los siguientes derechos:

a) Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los Responsables del Tratamiento o Encargados del Tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado;

b) Solicitar prueba de la autorización otorgada al Responsable del Tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la presente ley;

c) Ser informado por el Responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales;

d) Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la presente ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen;

e) Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento el Responsable o Encargado han incurrido en conductas contrarias a esta ley y a la Constitución;

f) Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.

g) Consultar en forma gratuita sus datos personales al menos una vez al mes y cada vez que existan modificaciones sustanciales de las Políticas de Tratamiento de la información que motiven nuevas consultas. Para consultas cuya periodicidad sea mayor a una por mes calendario, la empresa podrá cobrar al titular los gastos de envío, reproducción y, en su caso, certificación de documentos.

La solicitud de supresión de la información y la revocatoria de la autorización no procederán cuando el titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos.

Están legitimados para ejercer los derechos de los titulares de la información, las siguientes personas:

  1. Por el Titular, quien deberá acreditar su identidad en forma suficiente por los distintos medios que le ponga a disposición el responsable.
  2. Por sus causahabientes, quienes deberán acreditar tal calidad.
  3. Por el representante y/o apoderado del Titular, previa acreditación de la representación o apoderamiento.
  4. Por estipulación a favor de otro o para otro.

Los derechos de los niños, niñas o adolescentes se ejercerán por las personas que estén facultadas para representarlos.

ATENCION DE PETICIONES, CONSULTAS Y RECLAMOS:

El área responsable de la atención de peticiones, consultas y reclamos, ante la cual el titular de la información puede ejercer sus derechos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir datos y revocar la autorización, es el área de servicio al cliente, a través de los siguientes medios: radicando una comunicación en sus oficinas de la calle 97 BIS No. 19 – 20 piso 4º de esta ciudad y al correo electrónico servicioalcliente@tecnourbana.com.co; y para información general sobre este tema en la línea telefónica 602222 extensión 107.

Las Peticiones, Consultas y Reclamos deberán ser presentadas por escrito radicado en la calle 97 BIS No. 19 – 20 piso 4º de esta ciudad, o mediante el correo electrónico servicioalcliente@tecnourbana.com.co; en horario de 7.00 am a 5.00 pm de lunes a viernes.

PROCEDIMIENTO PARA QUE LOS TITULARES DE LA INFORMACION PUEDAN EJERCER SUS DERECHOS:

Los siguientes son los procedimientos para que los titulares de la información puedan ejercer sus derechos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir el dato y revocar la autorización otorgada:

Consultas: Los Titulares o sus causahabientes podrán consultar la información personal del Titular que repose en cualquier base de datos o archivo de la compañía, a quienes se suministrará toda la información contenida en el registro individual o que esté vinculada con la identificación del Titular.

La consulta será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Parágrafo: Las disposiciones contenidas en leyes especiales o los reglamentos expedidos por el Gobierno Nacional podrán establecer términos inferiores, atendiendo a la naturaleza del dato personal.

Peticiones y Reclamos: El Titular o sus causahabientes que consideren que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la ley 1581 de 2012, podrán presentar una petición o reclamo ante el Responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento el cual será tramitado bajo las siguientes reglas:

  1. la petición o reclamo se formulará mediante solicitud dirigida al Responsable del Tratamiento o al Encargado del Tratamiento, con la identificación del Titular, la descripción de los hechos que dan lugar a la petición o al reclamo, la dirección, y acompañando los documentos que se quiera hacer valer. Si la petición o el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción de la petición o del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido de la petición o del reclamo.

En caso de que quien reciba la petición o el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.

  1. Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la respectiva base de datos una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.
  2. El término máximo para atender la petición o el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender la petición o el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su petición o reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Requisito de procedibilidad. El Titular o causahabiente sólo podrá elevar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante el Responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento.

DATOS RECOLECTADOS ANTES DE LA EXPEDICION DEL DECRETO 1377 DE 2013:

Para los datos recolectados antes de la expedición del decreto 1377 de 2013, Tecnourbana S.A. publica en su pagina web www.tecnourbana.com.co un aviso dirigido a los titulares de datos personales para efectos de poner en conocimiento la presente Política de tratamiento de la Información y el modo de ejercer los derechos que les asiste.

Los titulares tienen la facultad de ejercer en cualquier momento su derecho y pedir la eliminación del dato recolectado en bases de datos y archivos de la compañía.

VIGENCIA

Las Políticas de Tratamiento de la información de esta compañía fueron publicadas el 1 de agosto de 2013; Se realizó una revisión y actualización el 1 de noviembre de 2016, que entra en vigencia a partir de su publicación.

Toda actualización a la presente política se informará por medio de la pagina web www.tecnourbana.com.co


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